Metodología 5S: Qué Es y Cómo Implementarla

La metodología 5S es una de esas herramientas que dejan una evidencia de su implementación al instante. Si alguna vez has entrado a algún lugar donde todo tiene su sitio, todo está limpio y los espacios están delimitados, probablemente estás en lugar donde ellas están presentes, consciente o inconscientemente.

Las 5S, como es popularmente conocida, es una herramienta de Lean que se basa en la organización y limpieza del espacio de trabajo con el objetivo de hacerlo eficiente y seguro. Además, crear cultura para que su mantenimiento sea fácil.

La metodología tiene su nombre porque consiste de cinco etapas o acciones que vienen de palabras japones que empiezan con la letra «S».

En esta guía aprenderás qué significa cada una de estas palabras, cómo implementarlas y qué errores evitar para tener éxito y el máximo beneficio de la metodología 5S.

Origen de la metodología 5S.

Las 5S es una metodología desarrollado en Japón como parte del Sistema de Producción Toyota, «Toyota Production System» ó «TPS», el mismo que tantos aportes ha realizado a la mejora continua.

Su principal objetivo es bastante simple, eliminar todo lo que no aporta valor al proceso, dejando solo lo estrictamente necesario, y a la vez, que cada cosa tenga su lugar y se mantenga ordenado. Sin embargo, no es solo limpiar y ordenar, es un sistema que bien aplicado puede rendir bastante frutos y disminuir los desperdicios de nuestros procesos.

Las 5S explicadas una por una.

Las metodología 5S está compuesta por esta cinco etapas o elementos:

Seiri (Clasificar)
Seiton (Ordenar)
Seiso (Limpiar)
Seiketsu (Estandarizar)
Shitsuke (Disciplina)

Seiri o Clasificar:

Esta etapa de la metodología consiste en separar lo necesario de lo que no lo es, y eliminar del proceso todo lo segundo.

Unas preguntas claves que debes hacerte: ¿Este objeto se usa en esta área?¿Se usa regularmente como parte del proceso? Si la respuesta es no, no es necesario mantenerlo en el proceso.

Seiton o Ordenar:

Popularmente se refieren a esta como: Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

Teniendo solo lo necesario en el proceso, debes designar un lugar fijo y visible para todo lo necesario. La idea es que cualquier persona pueda encontrar lo que necesita, sea una herramienta o documento en segundos, sin tener dudas.

Buenas prácticas para implementar y mantener son:

Crear siluetas para todas las herramientas y/o documentos, así tener una referencia de donde va cada una.
Delimitar cada espacio, incluso donde no van herramientas, también contenedores

Seiso o Limpiar

En esta etapa de la metodología 5S como su nombre lo dice, consiste en limpiar profundamente todos los espacios. Además, se debe inspeccionar posibles elementos que pudieran generar problemas futuros, tales como: fugas, desgaste o fallas.

Usualmente esta esta fase se relaciona con el mantenimiento preventivo.

Seiketsu o Estandarizar

En esta fase es donde se plasman las reglas del juego, es fundamental para mantener las primeras 3S a través del tiempo. Esto se realiza a través de la creación de:

Procedimientos y/o instructivos
Estándares y/o ayudas visuales
Checklists

Shitsuke o Disciplina

Esta es la fase más difícil de la metodología 5S, ya que por esta muchas delas implementaciones fracasan. Shitsuke es el hábito de mantener las anteriores de forma constante, sin que se requiera supervisión. Esto se logra con la incorporación de los siguientes elementos:

Auditorías periódicas
Entrenamientos frecuentes
Reconocimientos
Liderazgo visible
Formación de equipos

Todos estos elementos permiten crear cultura día a día, comprometiendo al equipo de manera tal que trabajen respetando y fomentando la metodología 5S en sus actividades diarias.

Beneficios reales de implementar 5S

Reduce el tiempo perdido buscando herramientas o materiales
Reduce los accidentes por materiales, equipos o herramientas fuera de lugar
Reduce el Scrap y mejora la calidad por reducir riesgo de uso de materiales o herramientas incorrectas
Aumenta la productividad y fatiga por reducir movimientos de búsqueda, todo lo necesario se encuentra cerca y disponible

Cómo implementar la metodología 5S paso a paso

Elige un área o estación piloto. No intentes implementarlo en toda la empresa de golpe. Escoge un espacio pequeño y visible para demostrar resultados rápido y motivar la expansión.
Toma fotos del «antes». Te van a servir para mostrar el progreso y motivar al equipo cuando ya tengas el cambio efectuado.
Ejecuta Seiri y Seiton en una jornada dedicada. Involucra al equipo que trabaja en esa área todos los días — ellos saben mejor que nadie qué se usa y qué no. Además, de saber donde están las posibles fallas.
Documenta el estándar (Seiketsu). Fotos del «después», checklist de mantenimiento, responsables asignados. Esto puede quedar plasmado en un procedimientos y estándares formales al terminar el proceso si requieren procesos burocráticos.
Define una auditoría periódica. Semanal al inicio, luego mensual. Sin esto, la mejora se revierte en semanas.
Expande a otras áreas solo cuando la primera esté estable.

Errores comunes al implementar 5S.

Tratarlo como un evento único, sólo será recordado como el día que se limpio, en lugar de un sistema continuo
Implementarlo sin participación del equipo operativo que ejecutará estas tareas, esto genera resistencia al cambio más tarde
Saltarse Seiketsu y Shitsuke, dejando la estandarización y la disciplina fuera, condenando la implementacion de la metodologia 5S al fracaso
No registrar un antes y un despues para motivar a los demás a hacer el esfuerzo por los beneficios visibles que trae
No medir los resultados, perdiendo la oportunidad de mostrar el impacto en calidad, seguridad y productividad
Iniciar con toda la empresa al mismo tiempo, perdiendose la iniciativa por no poder abarcar todo al mismo tiempo