Etapas de las 5S: Explicación paso a paso de las 5 etapas

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En este artículo nos enfocamos específicamente en las etapas de las 5S: el proceso secuencial de cinco pasos, cada uno representado por una palabra japonesa que comienza con la letra «S», diseñado para lograr espacios de trabajo más limpios, seguros y eficientes.

Originada en Japón, esta metodología de organización y mejora continua se popularizó en la industria manufacturera. Sus múltiples beneficios la hacen cada vez más útil en entornos de servicios.

Si quieres conocer más a fondo en qué consiste la metodología 5S, sus orígenes y beneficios, puedes visitar: Metodología 5S: Qué Es y Cómo Implementarla.

A continuación, se explica en detalle cada una de las etapas de las 5S.

Etapas de las 5S: Seiri o Clasificar

La primera etapa de las 5S consiste en separar lo necesario de lo innecesario. El objetivo es verificar todos los elementos presentes en el área de trabajo: herramientas, materiales, documentos, equipos y cualquier otro elemento presente, y determinar cúales son realmente necesarios para las actividades diarias.

Importante: Los operadores o ejecutores de los procesos son las personas más importantes en cada una de las etapas, deben estar involucrados y participar activamente. Asegúrate de que todas las opiniones se respeten y se tomen en consideración.

El objetivo de la primera de las etapas de las 5S es liberar espacio físico y visual, reduciendo el desorden y facilitando el acceso a lo que realmente se necesita fácilmente.

Acciones típicas de Seiri o Clasificar

Identifica los elementos que no son necesarios para el proceso.
Clasifica los elementos necesarios según su frecuencia de uso.
Ubica los elementos que son usados frecuentemente cerca de su punto de uso, los demás un poco más alejados pero evitando desplazamientos.
En equipo, debatan sobre los elementos dudosos antes de eliminarlos definitivamente del proceso.
Descarta, reubica o dona lo que no aporta valor al proceso.

Beneficios de la etapa Seiri o Clasificar

Al liberar espacio físico y visual, obtenemos beneficios como:

Disminuye la posibilidad de accidentes laborales por elementos fuera de lugar.
Incrementa la eficiencia del proceso: Los elementos ubicados por frecuencia de uso reducen los movimientos y desplazamientos innecesarios.
Se gana espacio físico que permite ubicar nuevos elementos útiles para el proceso.

Etapas de las 5S: Seiton u Ordenar

Cuando ya hemos eliminado lo innecesario, entra la segunda etapa de las 5S, esta busca asignar un lugar específico a cada elemento, de manera que sea fácil encontrarlo, usarlo y devolverlo a su sitio.

El objetivo de esta etapa de las 5S es continuar lo iniciado en la primera etapa, haciendo que cada elemento tenga un lugar fijo asignado y se tenga la capacidad de detectar visualmente lo que falta y lo sobra en el proceso, se basa en el principio: «Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar».

Acciones típicas de Seiton u Ordenar

Define las ubicaciones fijas para herramientas y materiales.
Utiliza etiquetas para identificar cada una de estas ubicaciones, puedes utilizar etiquetas con forma de cada una de las herramientas para hacerlo más intuitivo.
Utiliza cintas adhesivas de piso para delimitar equipos y elementos necesarios como paletas de materiales, productos terminados o en proceso. Además, delimita el espacio para el envase de desperdicios y scrap del proceso.
Delimita los pasillos circundantes con cinta adhesiva.
Utiliza etiquetas para identificar zonas de peligro, tales como superficies calientes, paneles eléctricos, zonas resbaladizas y cualquier riesgo de seguridad que puedan estar en los alrededores del proceso.

Beneficios de la etapa Seiton u Ordenar

Al ordenar, identificar y delimitar los espacios, obtenemos beneficios como:

Permite mantener a largo plazo lo realizado en la etapa Seiri o Clasificar, incluyendo y reforzando los beneficios mencionados en esa etapa.
Convierte el espacio de trabajo en un espacio más visual, haciendo fácil identificar donde va cada elemento.
Identifica elementos fuera de posición o faltantes rápidamente.
Las etiquetas y delimitaciones hacen el espacio de trabajo más seguro ya que cada elemento tiene su lugar definido y los riesgos están identificados.

Etapas de las 5S: Seiso o Limpiar

La tercera etapa de las 5S se centra en la limpieza. El objetivo de esta etapa es además de mantener el área de trabajo limpia, es convertir la limpieza en una herramienta para mejorar el entorno laboral.

Acciones típicas de Seiso o Limpiar

Identifica los requerimientos de limpieza de tu proceso, así podrás tener a mano las herramientas o químicos necesarios.
Establecer rutinas de limpieza diarias con diferentes niveles de complejidad según lo amerite, ejemplo de esto puede ser: limpieza de arranque de turno, limpieza de cambio de orden o lote o limpieza de final de turno.
Establece un calendario de limpieza profunda, puede coincidir con el mantenimiento preventivo para así limpiar internamente los equipos.
Identifica y corrige las fuentes de suciedad, como escapes de agua, grasa o cualquier residuo que se genere por equipos del proceso.

Beneficios de la etapa Seiso o Limpiar

Al hacer la limpieza algo cotidiano, obtenemos beneficios marginales que en muchas ocasiones no son perceptibles ni medibles pero que se reflejan en nuestro proceso, tales como:

Reduce la posibilidad de accidentes
Mejora la calidad del producto al reducir la posibilidad de mezclas de producto o que el producto se ensucie, manche o contamine
Facilita la detección temprana de problemas en los equipos
Aumenta la vida útil de los equipos y herramientas
Disminuye el deterioro de las superficies del entorno de trabajo

Etapas de las 5S: Seiketsu o Estandarizar

La cuarta etapa de las 5S busca sentar las bases para la posteridad.

El objetivo de esta es consolidar las tres primeras «S» en procedimientos e instrucciones que se mantengan en el tiempo, evitando que el trabajo realizado se pierda o quede como anécdota y que solo se recuerde como «el día que limpiamos la planta».

Acciones típicas de Seiketsu o Estandarizar

Crea ayudas visuales que fomenten la limpieza, además de proveer instrucciones o referencias de cómo, con qué o cuando se debe limpiar.
Crea procedimientos escritos que describan las tareas que se deben realizar y con qué frecuencia. Incluyendo el responsable de realizar las actividades de limpieza.
Define un checklist de verificación periódica
Documenta las buenas prácticas encontradas en cada uno de los procesos.

Beneficios de la etapa Seiketsu o Estandarizar

Esta etapa es vital para el éxito a largo plazo, por lo que su beneficio principal se puede simplificar a que garantiza la continuidad de los logros obtenidos, además de proveer las instrucciones necesarias para asegurar la constancia, homogeneidad y la inclusión de nuevos miembros al equipo.

Etapas de las 5S: Shitsuke o Disciplina

Esta es la última pero no menos importante, es considerada como la etapa más desafiante.

El objetivo de esta etapa es convertir las prácticas anteriores en hábitos permanentes, de manera tal que se cree una cultura organizacional que permita que todo lo realizado sea sostenido por el compromiso de todos los involucrados.

Acciones típicas de Shitsuke o Disciplina

Implementa un sistema de auditorías periódicas de cumplimiento: Los auditores deben ser externos al proceso, pueden ser los dueños de los procesos y que se auditen de manera cruzada, asegurando que nadie audite su propio proceso
Fomenta la participación activa de todo el equipo.
Reconoce y comunica los logros obtenidos, además de los departamentos o miembros destacados
Crea un buzón de sugerencias y mantén comunicación activa que permita mejorar continuamente el sistema

Beneficios de la etapa Shitsuke o Disciplina

El beneficio principal de esta etapa es la de la creación de la cultura de limpieza y organización. Ya estos tópicos dejar de ser un esfuerzo puntual y se convierten en actividades naturales y hasta una manera de trabajar.

Conclusión

Como pudimos ver, las etapas de las 5S no son acciones aisladas, son un ciclo continuo de mejora del entorno laboral. Clasificar, ordenar, limpiar, estandarizar y mantener la disciplina son pasos que se entrelazan y refuerzan entre sí. Al aplicarlos de manera constante, generan ambientes de trabajos más productivos, seguros y satisfactorios.

El éxito no depende de herramientas, personas individuales o procedimientos, depende del compromiso sostenido de todos los miembros de la organización.

Estas etapas suelen ser el inicio de un camino de espacios de trabajo más eficientes y cómodos, por eso esta metodología de las 5S juega un rol importantísimo en la mejora continua a través de Lean.

Si quieres conocer un poco más sobre Lean Manufacturing, te invito a leer este artículo que escribí sobre Lean: Lean Manufacturing: Eliminando los ocho desperdicios.