🥋 Definición y principios de Six Sigma.

Sería difícil encontrar una sola definición para Six Sigma; de manera general y simple, todos los autores coincidirían en que es una filosofía o metodología de mejora continua basada en datos que busca mejorar la rentabilidad y satisfacción del cliente a través de la reducción de la variación en los procesos.

A pesar de las diferencias, al analizar las definiciones se pueden encontrar puntos donde todos coinciden:

• Esta basada en equipos bien definidos donde los miembros tienen impacto directo en los procesos de la organización que se buscan mejorar.
• Además de la metodología Six Sigma, el entrenamiento en estadística y manejo de proyectos debe ser constante. Los miembros en posiciones clave deben ser entrenados de manera extensiva; usualmente, estos tendrán un rol de guía o mentor, conocidos como Black Belt (cinturones negros).
• Debe ser basada en una estrategia de negocios, con todos los niveles organizacionales involucrados, desde el personal operativo hasta la gerencia.
• Debe tener un énfasis en la metodología de solución de problemas DMAIC; si te preguntas qué es, te lo detallo aquí debajo.

Su nombre Six Sigma viene de los niveles sigma de procesos, puedes profundizar en nuestra sección de Herramientas este concepto, de manera resumida se puede decir que Six Sigma ó Seís Sigma es el nivel sigma donde la variación del proceso está controlada en niveles donde se producen un máximo de 3.4 defectos por millón de oportunidades (DPMO), siendo esto un estándar para los procesos considerados de clase mundial o referencias en su industria.

📊 Metodología DMAIC

DMAIC es un ciclo de mejora continua que es la base fundamental de Six Sigma, consta de cinco fases bien definidas, compuestas por herramientas específicas a cada una de ellas que apuntan a la definición y solución del problema de manera sistematica. DMAIC viene del acrónimo de las palabras en inglés Define (Definir), Measure (Medir), Analyze (Analizar), Improve (Mejorar) y Control (Controlar).

Es importante mencionar que existen otras metodologías similares que siguen los mismos principios ajustando las etapas acorde al tipo de problemática que se busca solucionar, sin embargo, esta es la más popular y utilizada por su versatilidad y simpleza.

📖 Fases de DMAIC

Como se menciona anteriormente, cada fase está estructurada a cumplir una función específica en esta metodología, aquí te describo brevemente cada una de ellas:

Define o Definir

Define o Definir: La primera y para muchos la más importante considerando que la misma tiene como objetivo como su nombre lo dice, definir el problema. Si no se hace correctamente, se atacará el problema de manera errónea imposibilitando que se obtenga soluciones sistemáticas o siquiera soluciones reales.

Además de la definición del problema, en esta se definen los miembros y roles de los miembros, se identifican los metas u objetivos del proyecto, estos son los puntos que se buscan conseguir con el proyecto para considerarlo completo y exitoso, además, se debe definir el alcance del proyecto, que busca delimitar la problematica a puntos específicos, esto incluye pero no se limita a que procesos serán impactados, que productos, que país y cualquier otro punto que se considere relevante.

Se pueden utilizar más de cuarenta herramientas, siendo las principales plantillas de casos de negocio y “project charter” o acta de constitución de proyectos para definir el plan y proveer estructura al mismo, con fines a determinar objetivos las herramientas más populares son los gráficos de pareto, los cinco porqués, lluvia de ideas y diagramas de causa y efecto.

Measure o Medir

Measure o Medir es una fase que tiene como propósito levantar o recolectar datos e información del desempeño de los procesos para tener perspectiva del estado actual, haciendo enfoque en el impacto de la problematica definida en la fase Definir. Aquí inicia el proceso de comprensión de posibles causas raíces aunque estas serán abordadas posteriormente. Todo lo recopilado servirá como la linea base del proyecto y punto de referencia para medir los resultados en etapas posteriores.

Existen igualmente más de cuarenta herramientas disponibles para esta fase, las más populares son: métricas clave de desenpeño del proceso (KPI), estadísticas básicas, gráficos de pareto, diagramas de flujo y de proceso, histogramas y control estadístico de procesos.

Analyze o Analizar

Analyze o Analizar es una fase que tiene como propósito como su nombre lo dice, analizar o evaluar toda la información levantada y establecer el rendimiento óptimo del proceso. En esta etapa ocurre la verificación de las causas raíces de la problematica.

La definición y verificación de las posibles causas raíces serán abordadas acorde a la naturaleza del problema, donde se combinaran herramientas con el fin de llegar al modo de falla del proceso que se busca eliminar o disminuir.

• Para problemas que no se pueden cuantificar, se utilizará una combinación de herramientas como diagramas de causa y efecto, diagramas de afinidad, diagramas de relación, cinco por qués y muchas más.
• Para problemas cuantificables, se utilizarán herramientas estadísticas más avanzadas como pruebas de hipótesis, diseño de experimentos, análisis de varianza (ANOVA), todo tipo de gráficos como dispersión, de cajas o de corridas, correlación, regresiones o cualquier otra herramienta que permita profundizar en el entendimiento del problema.

La realidad es que los proyectos suelen combinar ambos escenarios y cada una de las aristas debe ser atacada acorde a la naturaleza de la misma. Estas herramientas y más serán integradas a esta plataforma a medida de lo posible.

Improve o Mejorar

Improve o Mejorar es la fase donde se realiza la identificación de soluciones para las causas raíces identificadas en etapas anteriores. Está cuenta con un ciclo interno donde se deben proponer soluciones, realizar pruebas pilotos e implementar las soluciones cuando se tiene evidencia de que las mismas impactan de manera directa al problema en cuestión.

La base de esta etapa es considerar de que no hay ideas tontas, nada se descarta sin antes ser evaluado, simulado o probado mediante pruebas pilotos.

El universo de herramientas es infinito pero priman las que se enfocan en demostrar la efectividad de las soluciones como son las simulaciones, prototipos, “error proofing” o prueba y error, diseños de experimentos y pruebas pilotos. Para definir el orden de importancia se suelen utilizar matrices de priorización o gráficos de pareto, y para la implementación se suelen utilizar herramientas clásicas de manejo de proyectos y validación de procesos para entornos regulados.

Control o Controlar

Control o Controlar es la fase de transición del proceso mejorado devuelta al dueño del proceso y al entorno normal de manufactura o de proveer el servicio. En esta etapa se establece y se despliega el plan de control para asegurar y monitorear el desempeño del proceso se mantenga.

Las herramientas utilizadas para seguimiento del proceso suelen ser los gráficos de control, planes de control y auditorías, inclyendo 5S o de procesos. Para garantizar la ejecución del proceso se utilizan herramientas como procedimientos de trabajo estandarizado, instrucciones de trabajo, se define el trabajo estandarizado, se crean manuales y todo lo que sea necesario para garantizar la ejecución correcta de las tareas del proceso establecido.

📈 Ejemplo práctico y sencillo: “Cómo una pizzería redujo el tiempo de entrega de 45 a 30 minutos usando DMAIC”.

Esto es un ejemplo bastante sencillo con fines a mostrar como pequeños detalles ocultos del proceso pueden ser mejorados cuando se sigue una metodología estructurada como DMAIC.

Problema: Durante la evaluación de quejas del cliente del último período se identificó que el 73% de las quejas estaban relacionadas a tiempo de entrega de las pizzas o a consecuencias de haber tardado en entregarlas.

• Definir: Se creó un project charter y un equipo donde se incluía al repartidor, el que hornea, el que cobra y al gerente de satisfacción al cliente. Posteriormente se utilizó el pareto de quejas, además de realizar una encuesta telefónica para recopilar más datos sobre la problemática.
• Medir: Se realizaron encuestas, dando resultado que los encuestados aseguraron recibir su orden por encima del tiempo estipulado (30 minutos) alcanzando un total de 45 minutos máximo y esto fue en ordenes colocadas en el horario de 12:00 PM y 2:00 PM.
• Analizar: Realizando levantamientos a través de Gemba, diagramas de operaciones y estudios de tiempos, se identificó que el tiempo de producción de la pizza eran 20 minutos. Se analizó el período noticado donde se descubrió que se hacian colas debido a que era horario de almuerzo y los retrasos eran ocasionados porque se esperaba recibir la primera orden para encender el horno, al estar frio aumentaba el tiempo de ciclo de la primera pizza en 15 minutos, afectando todas las pizzas siguientes.
• Mejorar o Improve: Se realizaron pruebas pilotos donde se precalentó el horno en las horas pico, logrando reducir el tiempo a 20 minutos por pizza, dejando 10 minutos disponibles para realizar la entrega a domicilio, como se habia diseñado el proceso. Se implementó una alarma para notificar la hora de precalentado.
• Control: Se crearon instrucciones del precalentado de horno y se implementaron auditorías al proceso y sistema de alarmas.

Te invito a leer otro ejemplo de la aplicación de un negocio pequeño: Aplicando Six Sigma a un negocio pequeño.

⚠️ Errores comunes

• Utilizar la metodología sin involucrar a todos los stakeholders dejando fuera aristas importantes.
• Apresura una solución sin haber determinado la causa raíz con herramientas y basado en datos, esto lleva a soluciones temporales.
• Definir el problema de manera holística sin profundizar en el mismo, haciendolo imposible de resolver o mejorar.
• El equipo no tiene el compromiso debido a que no cuenta con el entrenamiento y el acompañamiento necesario para seguir la metodolog

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